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ICTjournal octobre 2019

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40 collaboration Teams

40 collaboration Teams Passer de Skype for Business à Microsoft Teams Skype for Business est progressivement remplacée par Microsoft Teams, qui n’est pas seulement un outil de communication, mais une solution globale de collaboration. Avant d’opter pour cette solution étendue, il y a toutefois quelques points à observer... L’auteur Partner Manager chez Peoplefone, Michel Miéville conseille quelque 250 partenaires d’intégration en Suisse romande pour mettre en œuvre et à trouver des solutions pour les projets VoIP. Ces dernières années, les nouvelles technologies ont considérablement modifié le mode de collaboration dans les entreprises. Aujourd’hui, il est inimaginable de travailler ensemble sans téléphonie, chats et autres partages des documents. Les moteurs du changement ont été, d’une part, des solutions cloud telles que Microsoft One Drive, Google Drive et Dropbox et, d’autre part, des solutions de communication telles que Skype for Business et Google Hangouts associées à la technologie Voice over IP (VoIP). Avec Teams, Microsoft a lancé une nouvelle génération de solution de collaboration et communication qui modifiera encore de manière significative la façon dont les entreprises travailleront. La solution combine les deux univers et facilite ainsi la collaboration entre employés. Teams permet non seulement aux collaborateurs d’ouvrir des groupes d’intérêt, de chatter et de téléphoner entre eux, mais également de partager des documents, de les traiter conjointement et de suivre leurs modifications en temps réel. Le principal avantage par rapport à la solution existante réside toutefois dans la possibilité d’accéder à d’autres applications de partenaires tiers telles que Salesforce, Dropbox, ou Adobe Suite, sans avoir à quitter le programme. Les utilisateurs perdent ainsi moins de temps et peuvent travailler de façon encore plus efficace. Teams est actuellement soumis à un processus de développement important. De nouvelles fonctionnalités et interfaces sont ajoutées en continu. De Skype for Business à Teams La seule condition pour utiliser Teams est de posséder une licence Office 365, puisque Teams est une application intégrée à O365. De nombreuses entreprises se demandent par conséquent et à juste titre si Skype for Business sera remplacé à l’avenir par Teams? La réponse est oui, mais Skype for Business ne disparaîtra pas simplement. En fait, ses fonctions téléphoniques seront progressivement intégrées dans Teams. Cependant, comme Microsoft Teams ne permet pas aux utilisateurs de téléphoner à des personnes qui n’ont pas leur propre solution Teams, ils devront passer par la fonction «Direct Routing» via un opérateur VoIP. Cette fonction permet aux employés d’utiliser comme à l’accoutumée les caractéristiques de téléphonie tels que les groupes d’appels et le renvoi vers leur téléphone mobile. Les entreprises qui ont installé Skype for Business ou qui envisagent de l’acquérir n’ont pas à s’inquiéter. Étant donné que de grands groupes tels que les CFF ou l’UBS misent sur Skype for Business, la solution ne va pas disparaître du jour au lendemain. La date du remplacement définitif de Skype for Business par Teams dans Office 365 n’est d’ailleurs pas encore clairement définie. Il est toutefois certain que la solution de communication sera proposée en version on-premise jusqu’en 2023. Il est possible que cette variante soit prolongée une nouvelle fois. Ceux qui souhaitent profiter des avantages de la solution de collaboration et de communication dès aujourd’hui, doivent savoir que Teams est actuellement soumis à un processus de développement important. De nouvelles fonctionnalités et de nouvelles interfaces sont ajoutées en continu, raison pour laquelle les administrateurs systèmes doivent rester à l’écoute des nouveautés. Afin d’exploiter pleinement le potentiel de la solution, tous les processus et systèmes de l’entreprise doivent être analysés dans un premier temps. Les responsables des entreprises doivent savoir quels départements ont besoin de quelles fonctions et quelles autorisations d’accès doivent être accordées. Grâce à ces informations, la solution peut être élaborée de façon à répondre de manière optimale aux besoins des utilisateurs. Acquérir des expériences et remplacer progressivement Pour les intégrateurs informatiques, cela signifie qu’ils devront à l’avenir fournir davantage de conseils. En effet, la solution n’est pas encore très répandue et l’expérience acquise lors de son utilisation est limitée. De plus, la solution étant complexe, les clients auront besoin d’un ac- Octobre 2019 www.ictjournal.ch © netzmedien ag

collaboration Teams 41 compagnement plus précis. Les partenaires d’installations ont tout intérêt à acquérir leur propre expérience de la solution et à explorer les diverses options lors de l’établissement de leurs propres projets. Ils pourront ainsi conseiller leurs clients de manière plus compétente. Une formation sera également la bienvenue, le cas échéant. Bien que la majorité des utilisateurs de Teams sont encore de petites entreprises, les plus grandes suivront inévitablement. En effet, cette solution convient aux entreprises de toutes tailles et de tous secteurs. Bien que les artisans ou les entreprises de construction en aient à priori moins besoin, du fait du peu de temps passé devant l’ordinateur par leurs employés, c’est au niveau du management d’entreprise que la solution pourrait tout de même s’avérer profitable. Il est probable que de nombreuses entreprises utiliseront Teams dans un premier temps comme outil de collaboration en plus de leur système actuel de téléphonie, dont le remplacement surviendrait que dans un deuxième temps, un à deux ans après la mise en service de Teams. Les collaborateurs constituent le plus grand défi Outre une analyse approfondie des processus, il existe un autre facteur que les entreprises doivent prendre en considération lors de l’introduction de la nouvelle solution de collaboration et de communication: la sécurité des données. Les secteurs sensibles aux données et les entreprises telles que les banques et les assurances sont généralement plus critiques à l’égard des solutions hébergées dans le cloud. Cependant, le niveau d’anxiété s’est nettement atténué ces dernières années. Microsoft a ouvert en outre un nouveau Data Center Azure en Suisse cette année, ce qui permettra aux entreprises locales d’héberger leurs données à l’intérieur des frontières du pays. Mais le plus grand défi lié à la mise en œuvre d’une solution Teams, ce sont les collaborateurs. Dans une entreprise, la plupart du temps, quatre générations travaillent simultanément. C’est pourquoi il est extrêmement important d’avoir, lors d’établissement de chaque projet, à la fois les collaborateurs les plus âgés et les plus jeunes. La question que les entreprises doivent se poser est de savoir comment les employés pourront utiliser efficacement la solution. Ce n’est que si Teams est effectivement utilisé par tous que la solution peut apporter sa valeur ajoutée. Les travailleurs de demain Microsoft n’est évidemment pas le seul fournisseur à proposer des solutions de collaboration et de communication dans son portefeuille. Google Suite et Unify disposent déjà de bonnes alternatives. Cependant, Microsoft a pris la tête avec Teams et s’efforce de la maintenir par diverses initiatives. Par exemple, l’entreprise a mis la solution gratuitement à la disposition de diverses écoles dans le cadre d’un projet pilote. Les élèves utilisent déjà activement Teams pour organiser leur travail. Au lieu de communiquer via WhatsApp, ils communiquent via la fonction chat de Teams et rédigent ensemble leurs travaux directement dans la solution. Ils s’habitueront peu à peu à cette forme de collaboration et contribueront à accélérer sa diffusion. Car les élèves d’aujourd’hui sont les travailleurs de demain. Lorsqu’ils entreront dans le monde du travail, les solutions de collaboration et de communication feront déjà partie de leur mode de fonctionnement. La question que les entreprises doivent se poser est de savoir comment les employés pourront utiliser efficacement la solution. www.ictjournal.ch © netzmedien ag Octobre 2019