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ICTjournal avril 2020

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12 pandémie réponse A

12 pandémie réponse A l’IT de l’EPFL, la crise est aussi un catalysateur Télétravail, cours en ligne, en quelques jours l’EPFL a profondément transformé sa manière d’opérer. Son DSI Rafael Corvalan explique comment l’IT gère ces changements et en profite pour accélérer la mise en œuvre de certaines solutions, devenues soudainement prioritaires. Rodolphe Koller «Mes équipes ont fait en une semaine ce qui aurait pris trois ans en mode projet.» Rafael Corvalan, DSI de l’EPFL Depuis le 16 mars, le campus de l’EPFL est un quasi no man’s land. Les étudiants et les collaborateurs de l’école ont l’interdiction d’entrer sur le site. Mais, comme dans de nombreuses organisations suisses, l’activité se poursuit. Les professeurs continuent de donner leurs cours et le personnel de travailler…. à distance. Joint via Skype, Rafael Corvalan, qui dirige l’IT de l’EPFL, fait le point de la situation côté informatique avec déjà des premiers enseignements. Enseignement via Zoom Le premier rôle de l’école c’est d’enseigner. Et, l’outil Zoom ayant déjà été retenu par l’institution, c’est la solution dont se servent désormais les professeurs et assistants pour donner leurs cours vidéo, en direct ou en différé. L’outil opérant dans le cloud, c’est surtout du côté des licences qu’il a fallu monter en puissance. «L’éditeur s’est montré très souple et nous a mis immédiatement des centaines de licences supplémentaires à disposition», se réjouit Rafael Corvalan. Reste un gros travail pour attribuer des licences aux professeurs externes et autres assistants qui n’en disposent pas par défaut. «C’est un processus fastidieux. Nous avons déjà un millier d’exemptions que nous gérons manuellement, car nous n’avions pas le temps de déployer un workflow automatisé et intégré avec Zoom. Cela fait partie de cette situation inédite», concède le responsable IT. Outils collaboratifs encore hétéroclites Si le déploiement accéléré a fonctionné pour Zoom, les choses sont plus difficiles côté outils collaboratifs. «Nous voulons que Teams devienne la solution fédératrice, mais il s’est avéré compliqué d’accélérer le déploiement de cet outil que nous avons aujourd’hui en projet pilote», regrette Rafael Corvalan. En attendant, les équipes collaborent sur différents outils selon les groupes et affinités: Jabber, WhatsApp, quelques channels Teams… et l’e-mail. 2800 accès VPN L’IT a aussi dû s’atteler aux accès des employés des services centraux. Alors qu’en général quelque 500 collaborateurs accèdent au réseau via un VPN sécurisé, les pics atteignent aujourd’hui 2800 accès et devraient bientôt atteindre 3500 accès, estime le DSI. Les capacités serveurs ont elles aussi été augmentées considérablement. Malgré cette généralisation du télétravail, les volumes de requêtes au helpdesk n’ont pas augmenté de manière significative. Avec cette originalité que ce sont des assistants étudiants qui sont en première ligne pour traiter les demandes arrivant désormais par voie électronique. Solidarité et transformation accélérée La situation exceptionnelle fait aussi émerger des choses positives, se réjouit toutefois Rafael Corvalan. Les équipes font preuve d’engagement, de solidarité et d’ingéniosité. Pour Rafael Corvalan, la situation d’urgence montre aussi combien on peut aller vite en étant directif par rapport à un modèle habituel plutôt participatif et décentralisé. «Je vois que mes équipes ont fait en une semaine ce qui aurait pris trois ans en mode projet», constate-t-il. Le momentum créé par ces circonstances exceptionnelles est aussi l’occasion d’accélérer des projets de numérisation devenus soudainement bien plus importants, explique Rafael Corvalan. Et de citer trois exemples: d’abord la mise à disposition depuis internet de toutes les VDI des services centraux, permettant à 400 collaborateurs d’accéder à leur machine via un navigateur. Ensuite le déploiement en cours d’une plateforme cloud hybride permettant de consommer des ressources dans AWS de manière transparente. Une architecture qui pourrait se montrer particulièrement utile en cas de problème d’infrastructure sur site ne pouvant être résolu. Enfin, le DSI se réjouit de la mise en place rapide d’un processus numérique pour la signature des factures, en attendant le déploiement d’une véritable solution de worklflow end-to-end. «Avant cette situation de crise beaucoup de gens disaient «oui, mais». Aujourd’hui, le «mais» a disparu, les gens acceptent et vont de l’avant», conclut le DSI. avril 2020 www.ictjournal.ch © netzmedien ag

pandémie réponse 13 Vaud fait passer des milliers de collaborateurs au télétravail Depuis mi-mars, plusieurs milliers de collaborateurs de l’Etat de Vaud travaillent depuis leur domicile. Directeur des systèmes d’information du canton, Patrick Amaru, explique comment ce passage a été préparé, les changements dans l’IT et le défi de la communication. Rodolphe Koller La nouvelle est tombée le 16 mars. Le canton de Vaud activait son plan de continuité. L’administration allait ainsi réduire ses activités au minimum et plusieurs milliers de collaborateurs travailleraient désormais à domicile. Comme on peut s’en douter, ce n’était pas vraiment une surprise pour l’IT. «Cela fait deux semaines que nous nous préparons à un passage de l’administration au télétravail», explique Patrick Amaru, DSI de l’Etat de Vaud. Ordinateurs, connexion et outils collaboratifs Avec 6000 laptops aux mains de ses collaborateurs, l’administration vaudoise ne part pas de zéro. De plus, certains services comme l’IT ont déjà partiellement et ponctuellement adopté ce mode de travail à distance, tandis que d’autres étaient jusqu’alors plus réticents, notamment par souci sécuritaire. Pendant quinze jours et à mesure qu’il devenait de plus en plus vraisemblable que le plan serait enclenché, l’IT s’est employée à monter en capacité pour être prête, explique le DSI. Il a notamment fallu généraliser une solution de connexion sécurisée VPN sur plusieurs milliers de portables qui n’en étaient pas équipés. Il a aussi fallu activer les licences et acheter des serveurs dimensionnés pour supporter six à sept mille ordinateurs se connectant à distance. «Depuis, nous testons en live», commente Patrick Amaru… En plus des équipements déjà disponibles, l’IT du canton prépare quelque 300 ordinateurs portables qui seront déployés par vagues selon les priorités. Le service informatique évalue également la possibilité de laisser certains utilisateurs emporter leur ordinateur fixe à domicile. Outre l’accès VPN, la plupart des utilisateurs disposent d’outils collaboratifs, comme Jabber. «Au niveau de la direction IT, nous avons remplacé les séances physiques par des sessions sur Webex», relève Amaru, qui se félicite aussi de la flexibilité des fournisseurs quant au déplafonnement des licences. Le défi de la communication Le changement d’organisation impact aussi l’exploitation. Après avoir divisé le personnel opérationnel en équipes séparées «sans contact», l’exploitation est passée aujourd’hui en mode télétravail, avec seuls quelques collaborateurs sur site. «Nous n’avons par exemple qu’une personne sur place pour les serveurs. L’objectif est d’avoir autant de collaborateurs que possible à domicile afin de réduire au minimum les contacts sociaux et déplacements en transports publics», explique le DSI. La direction n’a pas augmenté les effectifs du helpdesk, mais les points de situation sont fréquents pour s’assurer que le personnel d’assistance est au fait de la documentation et des renseignements à fournir. La communication avec les équipes représente d’ailleurs un réel défi. «Les choses changent en permanence et il n’est pas toujours aisé de décider ce qui est préférable entre une information instantanée mais peu préparée et une communication de meilleure qualité avec un délai de latence», commente Patrick Amaru. «Les choses changent en permanence et il n’est pas toujours aisé de décider entre une information instantanée et une communication de meilleure qualité.» Patrick Amaru, DSI de l’Etat de Vaud www.ictjournal.ch © netzmedien ag avril 2020