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ICTjournal octobre - novembre 2020

30 DOSSIER DSI face au

30 DOSSIER DSI face au COVID en collaboration avec API TECHNOLOGIE: LES OUTILS COLLABORATIFS SONT DEVENUS INCONTOURNABLES Il est aujourd’hui admis que les réunions en visio-conférence ont permis d’avoir des collaborateurs plus attentifs au respect du temps de parole et à l’écoute, tout en étant mieux préparés. Des tutoriaux ont été réalisés par plusieurs organisations pour expliquer aux collaborateurs comment, par exemple, travailler efficacement à distance. Cette période a été très intense en contrôle et en sensibilisation pour renforcer la sécurité. L’accélération de SharePoint a également été mentionnée car la demande était là. Dans le domaine médical, les téléconsultations mises en place durant la crise sanitaire semblent aussi avoir trouvé leur place et devraient bénéficier de l’accélération des outils connectés entre l’hôpital et le patient. Une étendue des téléconsultations avec de la visio-conférence est certainement à prévoir dans les années à venir. Pour l’une des entreprises active dans l’industrie, l’adoption d’une approche lean avec des tableaux électroniques interfacés avec l’ERP a permis un partage des tâches efficace et a généré une qualité de travail estimée intacte. On peut également relever la mise en place de «desktop@home» pour permettre aux collaborateurs de prendre leur poste de travail à la maison, et du «bring your own device» pour utiliser ses appareils personnels dans un objectif professionnel: des approches qui ont permis à certaines organisations de mettre en place du travail à distance rapidement sans devoir fournir à chacun un laptop. Parmi les défis technologiques liés à l’explosion du télétravail et à sa généralisation, la problématique de la sécurité des communications et des échanges de documents, comme la dématérialisation avec les signatures électroniques, sont des éléments mentionnés à plusieurs reprises. Image: venimo / AdobeStock COMMUNICATION: UN ENJEU CRUCIAL POUR RASSURER, GARDER LE LIEN ET LA COHÉSION Le style, le rythme et les outils de communication en temps de crise ont naturellement varié d’une organisation à l’autre en fonction de sa taille et de son domaine d’activité. Il ressort toutefois que l’ensemble des interviewés a fait partie d’une cellule ou d’un comité de crise qui s’est réuni dans tous les cas de figure chaque jour durant cette période. Un rythme de communication formelle hebdomadaire, via des newsletters ou e-mails, a été adopté par une majorité des organisations, et l’usage de l’Extranet a été utile pour des pages spécifiques Coronavirus. Les interviewés ont surtout souligné l’importance, comme le rôle crucial de la communication en temps de crise, dans un contexte où chacun travaillait chez soi. Pour rassurer, garder le lien et la cohésion, certaines organisations ont saisi l’opportunité d’accélérer massivement la mise en place de nouveaux canaux de communication, afin d’assurer la transmission des informations à l’ensemble de leurs collaborateurs disséminés en Suisse, et parfois à l’étranger. Parmi les outils de communication à distance majoritairement utilisés, Zoom, Teams et WebEx ont tous fait leur preuve pour permettre d’animer un nombre impressionnant de visio-conférences, organisées plus de 400 fois par jour durant le pic de la crise au sein des HUG, et plus de 600 fois par jour par l’Etat de Vaud. Skype a également été adopté pour des séances virtuelles plutôt informelles, dans le but de prendre la température et garder le lien social. Des sondages ont aussi joué un rôle important auprès des collaborateurs dans l’objectif de connaître leur satisfaction sur l’organisation du télétravail et de la communication. Enfin, certains collaborateurs ont réalisé euxmêmes des vidéos à l’intention de leurs collègues pour montrer les différentes façons de travailler, mais aussi leur environnement personnel. Des groupes WhatsApp se sont naturellement fortement développés. Le rôle crucial de la communication durant la crise a été relevé à plusieurs reprises comme l’un des plus importants facteurs de cohésion avec et entre les collaborateurs et l’entreprise. Image: ivector / AdobeStock octobrenovembre 2020 www.ictjournal.ch © netzmedien ag

en collaboration avec API DSI face au COVID DOSSIER31 Quelles leçons retenir de la gestion de la crise du COVID-19? L’AUTEURE Business Informatique • Considérer attentivement comment accélérer sa transformation digitale. • Continuer à développer l’agilité dans son domaine d’activité. • Développer l’approche de type MVP (Minimum Viable Product) pour amener de la valeur à court terme. • Investir dans l’informatique pour bénéficier de la flexibilité et de la mobilité, notamment avec le déploiement du télétravail et l’accès à l’équipement professionnel nécessaire, et à la digitalisation des processus transverses. • Porter attention à la sécurité, surtout en mode mobile, en gérant les risques liés à l’élargissement des accès. Nathalie Stockhammer Directrice Systèmes d’information & IT Opérations chez API Ressources humaines Management Image: khalaziy /AdobeStock • Considérer la capacité d’adaptation rapide et l’engagement dont a fait preuve une grande majorité de collaborateurs. • Développer et s’appuyer sur l’intelligence collective ; beaucoup de collaborateurs ont démontré leur créativité à trouver, proposer et déployer des solutions utiles : la crise a mis en valeur l’innovation humaine. • Tirer les enseignements en faveur d’une façon plus efficace de travailler rendue possible grâce au télétravail. • Profiter des évolutions en cours pour donner du sens aux activités de chaque collaborateur. • Considérer l’importance de définir des objectifs individuels et collectifs. • Travailler avec un dialogue quotidien pour maintenir le lien et écouter ce que les collaborateurs ont à dire, proposer : l’humain est au centre de tout. • Se rappeler l’importance de considérer la préparation de crise avec des procédures définies en amont. La manière dont une organisation résiste à une crise est révélatrice de ce travail. • Apprendre des modèles mis en œuvre dans l’urgence de la crise qui ont particulièrement bien fonctionné. • Aller à l’essentiel avec des processus de décision efficaces et rapides. • Ne jamais négliger l’importance d’une communication claire, précise, honnête et à temps. • Considérer le management par objectif, les méthodes agiles et l’horaire à la confiance qui devraient apporter plus de liberté à l’organisation comme aux collaborateurs. • Organiser le travail avec des équipes transversales. Le côté pluridisciplinaire est crucial. Le résultat obtenu en faisant travailler les collaborateurs en mode transverse est bien meilleur. • Lâcher prise sur la conduite hiérarchique traditionnelle «top-down». • Exprimer sa gratitude aux collaborateurs. www.ictjournal.ch © netzmedien ag octobrenovembre 2020